Code of Conduct für Mitarbeitende & Lieferanten
Verhaltenskodex von White Label Advisory
Entdecke in unserem Code of Conduct die Grundprinzipien und Leitlinien von White Label Advisory in der vertrauensvollen und nachhaltigen Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Partnern und Lieferanten.
eine ökologisch und sozial verantwortungsvolle Unternehmensführung und Integrität sind feste Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Um dies in unserem alltäglichen, unternehmerischen Handeln umzusetzen, sind wir auf die Unterstützung unser Mitarbeitenden und Lieferanten angewiesen. Nur im gemeinsamen Miteinander können wir eine umfassende Compliance-Kultur gewährleisten. Wir sind uns dabei unserer Vorbildfunktion als Geschäftsführung bewusst.
Dieser Code of Conduct enthält eine Reihe von Standards für unser unternehmerisches Handeln, sowie Normen und Werte für ein gutes Verhältnis untereinander, wie auch zu Kunden, Klienten und Dritten. Diese Standards werden in den nachfolgenden Kapiteln thematisiert: nach einer kurzen Vorstellung unserer Tätigkeiten und der Verantwortungsbereiche folgt der Abschnitt „Wir und der Markt“, in welchem wir unsere unternehmerischen Grundsätze präsentieren. Im Anschluss behandelt das Kapitel „Wir und unsere Mitarbeiter“ unser Wertverständnis im Umgang miteinander und unsere Vorstellung eines gemeinschaftlichen, wirtschaftlich erfolgreichen Handelns. Das Kapitel „Wir und unsere Kunden“ thematisiert die Grundlagen einer erfolgreichen Beziehung zu unseren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Abschließend behandelt das Kapitel „Wir und unsere Umwelt“ unsere ökologische und soziale Verantwortung und inwiefern wir in unserem wirtschaftlichen Handeln einen Beitrag zu diesen Verantwortungsbereichen leisten können. Gänzlich abschließend erfolgt eine Danksagung gegenüber unseren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.
Wir erwarten von unseren Mitarbeitenden, dass die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Handelns beachtet und in die Unternehmenskultur integriert werden. Es ist unser Bestreben, unser unternehmerisches Handeln im Sinne der Nachhaltigkeit zu optimieren. Ebenso erwarten wir von unseren Lieferanten, dazu im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes beizutragen. Die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften, auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene, ist für uns selbstverständlich. Gleiche Einhaltung der relevanten Gesetze und Normen erwarten wir von unseren Mitarbeitenden und Lieferanten. Verstöße und Hinweise auf Verstöße gegen geltende Rechtsbestimmungen werden auf ihre Richtigkeit geprüft und bei Bedarf angemessene Konsequenzen gezogen. Wir legen einen großen Wert auf die unternehmerische Freiheit und vertrauen unseren Mitarbeitenden, mit dieser Freiheit verantwortungsvoll umzugehen.
Wir danken euch, dass ihr und Sie durch das persönliche Verhalten einen Beitrag zu unser verantwortungsbewussten Unternehmenskultur leisten.
Über uns
Wir sind Deutschlands größtes Generalunternehmen für Beratungsleistungen. Hierbei arbeiten wir ausschließlich mit ausgezeichneten mittelständischen Unternehmensberatungen zusammen. Unsere Klienten profitieren von ausgezeichneter Beratungsqualität zu standardisierten Tagessätzen, einem digitalen Ausschreibung- und Vergabeprozess und Beratung auf Augenhöhe. In dem Prozess der Beratungsleistung sorgen wir für eine transparente, kompetenzgetriebene, nachhaltige und technologiegestützte Beratung von Unternehmen. Ziel ist es, Mitarbeitende, Projekte und Organisationen besser zu machen. Wir realisieren unsere Vision tagtäglich, indem wir die Beratenden der besten Beratungen zu standardisierten Konditionen über unsere Plattform vermitteln und abrechnen.
In unserer alltäglichen Arbeit ist es für uns selbstverständlich, den Wertekompass ehrbarer Kaufmänner zu pflegen, zu leben und diesen zum Mittelpunkt unseres geschäftlichen- und gesellschaftlichen Handelns zu machen.
Wir und der Markt
Wir wissen um die Verantwortung, die wir im Umgang mit Geschäftspartnern, Lieferanten und anderen Marktteilnehmern haben. Aus diesem Verantwortungsbewusstsein resultieren unsere nachfolgenden Überzeugungen, die den Mitarbeitenden eine Hilfestellung bieten sollen, sodass sie weiterhin mutig und unternehmerisch agieren können.
Rechtschaffendes Handeln
Wir nehmen uns in die Pflicht, geltende Gesetze und Vorschriften zu beachten und einzuhalten. Diese Verpflichtung gilt selbstverständlich auch für bestehende Normen und Werte anderer Kulturkreise und Länder, in denen wir agieren oder anderweitige Geschäftsbeziehungen bestehen. Um den Eindruck zu vermeiden, dass Geschenke und Einladungen dem Schenkenden Vorteile ermöglichen könnten, akzeptieren wir grundsätzlich keine hochwertigen Geschenke, Geldgeschenke und finanzielle Vergünstigungen und gewähren sie auch Vertretern anderer Unternehmen nicht.
In Ausnahmefällen akzeptieren und gewähren wir geringwertige Präsente, sofern diese den Umständen entsprechend angemessen sind und an keine Gegenleistungen oder Erwartungen geknüpft sind. Geschenke oder unangemessene Geschenke von Geschäftspartnern lehnen wir ab, ausgenommen sind hierbei geringwertige Geschenke wie z.B. Werbe- und Streuartikel.
Diese Überzeugungen sind fest in unserem Werteverständnis verankert und sollen allen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine klare Vorstellung unserer Werte und Verpflichtungen aufzeigen, die eine zielführende Teilhabe am Markt und Wettbewerb ermöglichen. Korruption findet keinen Platz in unseren Werten und Geschäftspraktiken, unabhängig davon, in welcher Form diese aufzutreten vermag. Die unrechtmäßige Zuwendung von Vorteilen an Dritte ist im gesamten Unternehmen verboten.
Wir sprechen uns für eine flächendeckende Umsetzung und Einhaltung der weltweit existierenden Gesetze zur Bekämpfung von Korruption durch alle Unternehmen, Mitarbeiter und Vertreter aus. Jedwede Verstöße gegen diese Grundlagen kann sowohl Konsequenzen für den Einzelnen als auch für das Unternehmen selbst darstellen. Zudem wahren wir die Richtlinien des Korruptionsverbotes und vermeiden es, im Zusammenhang mit den geschäftlichen Tätigkeiten, persönliche Vorteile zu verfolgen, zu fordern, zu fördern oder anzunehmen. Ebenso sind Geschäftspartner dazu verpflichtet, das gesamte geistige Eigentum der White Label Advisory zu respektieren und die anwendbaren Gesetze zu beachten. Den Geschäftspartnern ist es untersagt, geistiges Eigentum der White Label Advisory ohne schriftliche Genehmigung zu nutzen.
Repräsentation des Unternehmens
Uns ist bewusst, dass wir mit unserem Verhalten zur positiven Wahrnehmung und zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beitragen. Es ist uns ein Anliegen, die Richtlinien des Code of Conduct in unseren Alltag zu implementieren und eine erfolgreiche Umsetzung der Grundsätze zu gewährleisten. Dieser soll Mitarbeitenden, wie auch Führungskräften gleichermaßen helfen, unsere Normen und Werte zu verstehen, diese in den täglichen Geschäftsprozessen umzusetzen, sie für die Zukunft zu erhalten und eine stetige Verbesserung der Qualität unserer Dienstleistungen und Richtlinien zu verfolgen.
Freier Wettbewerb und das Kartellrecht
Wir verfolgen die Regularien eines freien und unverfälschten Wettbewerbs zum Vorteil aller Marktteilnehmer. Für uns ist es selbstverständlich, eine Gewährleistung des freien Wettbewerbs auf dem Markt zu ermöglichen und somit den Gedanken der welt-weit existierenden Kartellgesetze zu wahren. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass diese nur geschäftliche Beziehungen zu Geschäftspartnern unterhalten, von deren Integrität sie überzeugt sind. Zudem erwarten wir die Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlich geltenden Geldwäschebestimmungen.
Verurteilung von Kinder- und Zwangsarbeit
Wir tolerieren keine Kinderarbeit und beschäftigen keine Jugendlichen unter dem jeweiligen gesetzlichen Mindestalter. Wir positionieren uns klar gegen jegliche Form der Zwangsarbeit und des Menschenhandels.
Wir und unsere Mitarbeitenden
Wir verstehen uns als integres Unternehmen und haben uns der Förderung von Vielfalt, Chancengleichheit und Respekt in allen Bereichen unseres Unternehmens verschrieben. Hierbei genießen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die höchste Priorität in unseren Prozessen, da sie für uns den wesentlichen Schlüssel zum wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Erfolg darstellen.
Gesundheit am Arbeitsplatz
Wir sehen uns allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegenüber dazu verpflichtet, jederzeit sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu gewährleisten und diese stetig zu verbessern. Anpassungen und Veränderungen erfolgen hierbei nach Absprache und auf Wunsch der Mitarbeitenden in regelmäßigen Feedback-Sitzungen und persönlichen Gesprächen.
Förderung von Vielfalt und Chancengleichheit
Wir haben uns der Förderung der Vielfalt, der Toleranz und der Chancengleichheit verschrieben. Wir positionieren uns klar gegen jede Art der Diskriminierung, unabhängig geltend von Geschlecht, Alter, Hautfarbe, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Behinderungen physischer und psychischer Art. Zudem stellt weder die kulturelle, ethnische oder nationale Herkunft, noch die politische und philosophische Gesinnung einen ausschlaggebenden Faktor in unserer Unternehmenspolitik dar. Auf diesen Grundlagen basiert unser Engagement in der Charta der Vielfalt, da wir voller Überzeugung die Werte einer vielfältigen Gesellschaft und einer inklusiven Arbeitswelt repräsentieren und in unsere Handlungen implementieren wollen. Diese Mitgliedschaft zeigt unser Verständnis von Diversität und gelebter Vielfalt in der Gesellschaft, wie auch in unserem Unternehmen und ist ein bedeutender Bestandteil unseres Werteverständnisses. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von gegen-seitigem Vertrauen und Achtung, sowie der Gewissheit, dass Hinweise auf mögliche Verstöße oder Missachtungen der Regularien unternehmensintern, selbstverständlich diskret und vertraulich, aufgearbeitet und bei Bestätigung entsprechend sanktioniert werden. Wir definieren uns über das gemeinsame Miteinander und eine, von gegenseitigem Vertrauen und Respekt geprägte Unternehmenskultur, die den gemeinsamen Erfolg fördert und den Gemeinschaftsgedanken stärkt.
Faire Arbeitsbedingungen
Wir bieten faire und wettbewerbsfähige Arbeitsbedingungen. Dazu gehören Vergütungspakete oder Arbeitsanweisungen, die mindestens den lokalen gesetzlichen Mindeststandards entsprechen oder diese übersteigen. Zudem gewähren wir einen angemessenen Urlaubsanspruch und Mutterschaftsurlaub, wie auch Elternzeit, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen. Mitarbeitende haben das Recht und die Möglichkeit, Anliegen in einem fairen, vertraulichen Verfahren zu äußern und zu verfolgen. Wir fördern den offenen Dialog mit den Mitarbeitenden und ermöglichen regelmäßige Gespräche zur Mitarbeiterentwicklung, wie auch Maßnahmen zur Karriereplanung und so in einen engen Austausch mit der Geschäftsführung persönliche Wünsche und Entwicklungsprozesse anzuregen. Um dies zu ermöglichen, stellt White Label Advisory jedem Mitarbeitenden ein zeitliches Kontingent von einem Arbeitstag im Monat zur Verfügung, um Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten wahrzunehmen.
Transparente Kommunikation
Um einen Konflikt zwischen der beruflichen Tätigkeit und den privaten Interessen oder persönlichen Beziehungen zu vermeiden, legen wir Umstände, die möglicherweise Einfluss auf unsere geschäftlichen Entscheidungen haben könnten, unserem Vorgesetzten gegenüber offen. Für uns ist essenziell, dass die Grundsätze der Gesundheitsförderungen am Arbeitsplatz, Vielfalt, Chancengleichheit und Toleranz auf allen Ebenen unseres Unternehmens Anwendung finden. Faire Arbeitsbedingungen und offene Kommunikation sind für uns in dem Umgang mit unseren Mitarbeitenden selbstverständlich. Dementsprechend ist eine Kultur des gegenseitigen Vertrauens und Achtung von größter Bedeutung für unser Selbstverständnis.
Wir und unsere Kunden
Der respektvolle und vertrauenswürdige Umgang mit unseren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern und den übermittelten, vertraulichen Daten stellt einen essenziellen Bestandteil unserer geschäftlichen Tätigkeiten dar. Die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften, auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene, ist für uns essenziell und selbstverständlich. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass ihr Handeln allen relevanten Gesetzen und Normen sowie den Anforderungen von Standards entspricht. Der Umgang mit sensiblen Daten und Inhalten bedingt eine Verpflichtung aller Mitarbeitenden, die bestehenden Schutzvorschriften zu beachten und sich aktiv für deren Einhaltung einzusetzen. Zudem sind alle Mitarbeitenden verpflichtet, Daten und Informationen, die ihnen im betrieblichen Umfang zur Kenntnis gelangen, ausschließlichen im zugelassenen Rahmen zu verwenden und bei der Weitergabe innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu prüfen, ob der Empfänger hierzu berechtigt ist.
Sorgfältige Handhabe von Finanzunterlagen
Wir alle verpflichten uns, die nationalen und internationalen Regeln der Rechnungslegung einzuhalten. Unsere Finanzunterlagen bilden die Grundlage für das Management unseres Geschäfts. Sie spiegeln den Geschäftsverlauf und die relevanten Fakten gegenüber den verschiedenen Interessengruppen zutreffend und zeitnah wider.
Schutz von personenbezogenen Daten
In Kooperation mit externen Datenschutzbeauftragten heyData schaffen wir eine Form der verständlichen und transparenten Datenschutzberatung für unsere Mitarbeitenden und fördern in Form von webbasierten Trainingsprogrammen das Verständnis für die Informationssicherheit und stellen somit einen begleitenden Wertekompass für alle Mitarbeitenden zur Verfügung. Der Schutz der uns von Kunden, Vertragspartnern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anvertrauten personenbezogenen Daten ist für uns essenziell. Wir nutzen lediglich dann Daten für bestimmte legitime Zwecke, die zum Zeitpunkt der Erhebung festgelegt wurden. Wir dokumentieren die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, sofern rechtlich erforderlich. Zudem beachten wir bestehende Informations-, Melde- und Auskunftspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen. Wir stellen sicher, dass wir und unsere Dienstleister angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen einsetzen, dies insbesondere gegen unbefugten Zugriff und Weitergabe sowie zur Wahrung der Integrität und Verfügbarkeit von Daten.
Schutz vertraulicher Informationen
Wir verpflichten uns, Akten und Dateien vor unberechtigten Zugriff zu schützen. Zudem wählen wir gegebene Passwörter gemäß der Sicherheitsvorgaben, ändern sie in regelmäßigen Rhythmen und geben sie nicht weiter. Wir stellen sicher, dass während der persönlichen Abwesenheit keine Dritten oder unbefugte Personen auf unsere Daten (elektronisch / auf Papier) Zugriff erlangen können. Unsere Gespräche führen wir mit Bedacht darauf, dass unbefugte Dritte keine Kenntnisnahme erhalten. Die übermittelten vertraulichen Informationen finden lediglich im geschäftlichen Kontext ihre Anwendung. Unser Wissen und unsere Informationen sind die Basis für den Unternehmenserfolg.
Das Verhältnis zwischen uns und den Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern basiert auf einem gegenseitigen Vertrauensverhältnis. Dieses wird durch die gemeinsame Wertegemeinschaft des Code of Conduct bestärkt und soll als Hilfestellung für alle teilhabenden Parteien im Umgang mit sensiblen-, personenbezogenen Daten und bestehenden Finanzunterlagen fungieren. Die Mitarbeitenden sind dazu aufgefordert, unser Knowhow zu schützen und vertrauliche, das Unternehmen betreffende Informationen geheim zu halten. Es darf zu keiner Weitergabe von sensiblen Informationen an unbefugte Personen kommen. Die gelebte Integrität unseres Unternehmens ist für uns von größter Bedeutung für unsere Unternehmenskultur. Um diese zu ermöglichen, erwarten wir von unseren Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern die Verpflichtung zur Umsetzung der von uns gelebten Wertevorstellungen und machen diese zur Grundlage eines vertrauensvollen, ehrlichen und wirtschaftlich erfolgreichen Miteinanders.
Wir und unsere Umwelt
Wir stehen für eine ökologisch und sozial verantwortungsvolle Unternehmensführung und sind uns über unsere Vorbildfunktion in Bezug auf die Faktoren des nachhaltigen Wirtschaftens im Klaren. Das effiziente unternehmerische Handeln bedingt die Forderung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sich stets ihrer Verantwortung bewusst zu sein und die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Handelns zu beachten und in die täglichen Unternehmensprozesse zu integrieren. Die Zielsetzung des ökologischen und sozialen Wirtschaftens kann nur durch unsere Mitarbeitenden, in die richtigen Bahnen geleitet werden, indem sie stets unseren Wertekompass beachten und sich von den Leitlinien des Code of Conduct unterstützen lassen.
Umweltbewusstes Handeln
Wir setzen in unserem geschäftlichen Handeln einen Fokus auf den Schutz der Umwelt und wollen hierbei ressourceneffizient agieren. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Energie, Wasser und Rohstoffe sparsam und effizient zu nutzen. Dies betrifft zudem die Reisen in Verbindung mit externen Veranstaltungen oder Kunden. Hierbei verfolgen wir in Kooperation mit dem Unternehmen planted.green eine jährliche Kompensation unserer, auf Grund von Dienstreisen und Transport entstandenen, CO2- Emissionen. Zudem wollen wir die Digitalisierung vorantreiben, um durch effiziente Cloud- und Remote-Arbeitsplätze die Entstehung von zusätzlichen Abfallstoffen und CO2 zu vermeiden.
Soziales Engagement
Wir wollen auch in dem sozialen Bereich einen Mehrwert und Beitrag für unsere Gesellschaft leisten und treten als Unterzeichner der Charta der Vielfalt maßgeblich als Gestalter einer vielfältigen Gesellschaft auf und senden damit ein Signal an die Diversität im Arbeitsbereich. Die Geschäftsführung fungiert als Vorbild, um eine offene, wertschätzende Organisationskultur zu kommunizieren und bekennt sich klar zu der Umsetzung und dem Nutzen von Vielfalt in Unternehmen und der Gesellschaft. Über unseren Geschäftsführer Philipp Maier sind wir Mitglied in der „Versammlung Eines Ehrbaren Kaufmanns zu Hamburg“ (VEEK), der größten werteorientierten Vereinigung Deutschlands, welche seit 1517 Bestand hat. Die Mitgliedschaft in der VEEK verpflichtet zu der Einhaltung der Leitbilder, wie der gelebten Weltoffenheit, des nachhaltigen ehrbaren Handelns und des Einsetzens für Freiheit, soziale Sicherheit und Wahrung der Menschenwürde. Eine klare Haltung gegen Korruption, sowie ein loyales und rücksichtsvolles Verhalten gegenüber anderen Parteien schließt die verantwortungsvolle Haltung der VEEK ab und steht im Einklang mit unserer Unternehmenskultur. Um auch weiterhin verantwortungsbewusst in den Bereichen der Nachhaltigkeit und des Sozialen handeln zu können, fordern wir von all unseren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern eine konsequente Einhaltung unserer Normen und Werte. Denn nur gemeinsam können wir die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Handelns in unserer Organisationskultur stärken und nach außen vertreten.
Schlusswort
Die Verbindung von unternehmerischem Handeln und ethischen Grundsätzen hat für uns eine große Bedeutung – diese zählt zu den tragenden Säulen unseres Erfolgs. Diese Reputation zu schützen und zu wahren ist uns ein besonderes Anliegen. Unser aller Verhalten und eine verantwortungsvolle Führung im Einklang mit dem Code of Conduct sorgen dafür, dass wir auch zukünftig erfolgreich arbeiten und wirtschaften können. Das Ansehen und der Ruf eines Unternehmens werden durch das Verhalten jeder einzelnen Person geprägt. Gesetzeswidriges Verhalten kann einem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen. Aus diesem Grund werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu aufgefordert, sich an geltende Gesetze und Regeln zu halten. Durch ihr Handeln im Sinne unserer gelebten Unternehmenskultur leisten wir alle bei White Label Advisory, wie auch unsere Geschäftspartner, einen wertvollen Beitrag dazu.
Dafür danken wir euch und Ihnen!
Version 1.3 | Stand: 01.07.2023